Kaynak Planlaması İçin Asla Geç Değil
Model Business Solutions Genel Müdürü Atila Zeybek, küçük ve orta boy işletmelerin Kaynak Planlaması (KP) uygulamalarından ürkmeleri için hiçbir neden olmadığını, doğru iş ortağı ve kararlı bir ekip ile KP kurulumunda mutlak başarının yakalanabileceğini söylüyor.
Türkiye krizlerle yaşamaya alışmış bir ülke. Uzmanlara göre, krizlerden güçlenerek çıkmanın bir yolu da teknoloji yatırımları. Özellikle küçük ve orta boy işletmelerin (KOBİ) verimlilik sorununa çözüm olacak KP sistemleri, kriz dönemlerini akıllıca değerlendirmek ve kriz sonrası rekabet avantajı yakalamak için ideal bir araç. Kısaca KP, temel iş süreçlerinin takibinin yapıldığı, işletmelerin sinir sistemi gibi çalışan, bilgisayar tabanlı bir uygulama olarak tanımlanıyor. Araştırmalar, net ve ana işe odaklı bir strateji benimseyen, müşteri beklentilerine yanıt verecek en önemli süreçlere odaklanan, yüksek performansa odaklı bir kültürle çalışan ve çevik, esnek, yatay bir organizasyonel yapı kuran işletmelerin çok başarılı olduğunu gösteriyor. İşte KP, işletmelerin bu dört alanda iyi olmasını sağlıyor.
Model Business Solutions Genel Müdürü Atila Zeybek, KOBİ’lerin KP uygulamalarından korkmaları için hiçbir neden olmadığını, doğru iş ortağı ve kararlı bir ekip ile KP kurulumunda mutlak başarının yakalanabileceğini söylüyor.
İhtiyaç var mı? KP’ye ihtiyaç olup olmadığını anlamak için, kurumun kendi içine bakması yeterli. Hızlı ve kontrol edilemeyen büyüme, gerçek finansal performansın bilinememesi, bilinmeyen ya da yanlış işçi maliyetleri, stokların üretim ihtiyaçlarını tutarlı bir şekilde karşılayamaması, önemli bilgilerin elde edilmesi için uzun çabalar harcanması, müşterilerde yanlış beklentiler oluşturulması, teslim tarihlerinin sürekli gecikmesi, operasyonel performansın bilinememesi, mevcut sistemin gelişiminin engellenmesi ve üretim gereksinimlerinin herhangi bir doğruluk seviyesinde belirlenememesi söz konusu ise, kurumun KP’ye ihtiyacı var demektir.
Nasıl hazırlanılır? Zeybek, bir KP projesine hazırlanırken dikkat edilecek konuları şöyle özetliyor: “KP projelerinin sahibinin ve sorumlusunun bilgi işlem bölümleri olmadığı hatırlanmalıdır. KP tüm organizasyonu ilgilendiren bir projedir. Şirket içinde kilit roldeki personelin belirlenmesi ve KP hakkında kulis yapılması önemlidir. Özellikle üst düzey yönetimin tam desteği alınmalıdır. Tüm bölümlerle görüşülerek, mevcut sistemde yapılamayan ve geliştirilmesi istenilen işlemler tespit edilmelidir. Projenin başarısını ölçümlemek için, zaman, fonksiyon ve bütçe kriterleri belirlenmelidir. Tedarikçilerin çok iyi araştırılması, sunulan ürünün teknik altyapısının ve referanslarının incelenmesi gerekir. KP, ancak kurumsal yapılarda oturabilir. Kurumsallaşma süreci, ERP’den önce başlamalı ve kurumsallaşma noktasındaki eksiklikler giderilmelidir.”
Nasıl seçilmeli? Zeybek, KP seçim süreciyle ilgili olarak ise KOBİ’lere şu tavsiyelerde bulunuyor: “Tanıtım alınacak tedarikçilerle kendi ortamınızda yüz yüze görüşün. Tüm kritik iş süreçlerini içeren çok somut bir tanıtım metni hazırlayın ve bu metni tedarikçilerle paylaşın. Tanıtımın metine uygunluğu son derece önemli. Aynı anda hem fonksiyon hem de teknik tanıtım almamaya özen gösterin. Seçim süreci için belirlediğiniz kısa listede, metine uygunluk, danışmanlık tecrübesi, gerektiğinde programda işe göre düzenleme yapabilme kabiliyeti ve teknik altyapı gibi maddeler bulunsun; fiyat, kısa listeye dahil edilmemeli. Kısa listeye aldığınız tedarikçilerin tavsiye ettiği firmaları ziyaret edin. Bu ziyaretlerde, projeyi yürüten/koordine eden kişilerle görüşün; tedarikçinin satış sonrası hizmet kalitesini sorgulayın ve yasal mevzuatın nasıl takip edildiğini sorun.”
Teklif çok önemli Zeybek, KOBİ’leri, özellikle teklifin içeriğine dikkat edilmesi konusunda uyarıyor. Proje anahtar teslimi olarak mı yapılıyor, lisans ve değişken uyarlama bedeli alınıyor mu, canlı kullanıma geçildikten sonraki süreç nasıl olacak, bakım ve destek anlaşması kapsamı nedir ve ücreti ne olacak, canlı kullanıma geçildikten sonra yeni istekler nasıl karşılanacak gibi soruların yanıtlarının teklif içeriğinde net olarak belirtilmesi gerekiyor. Bir başka önemli konu da KP proje maliyetinin yıllık cironun yüzde dokuzunu geçmemesidir(*). KP uygulaması seçilirken, maliyet, satış sonrası destek, yazılımın esnekliği, işletim sisteminden bağımsızlık, Türkçe arayüz, müşteri memnuniyetini artırmaya yönelik katkı, e-ticaret desteği gibi pek çok kriter gündeme gelebiliyor. KP maliyet kalemleri ise yazılım, donanım, danışmanlık, uygulama/kurulum ekibi, eğitim ve diğer maliyetlerden oluşuyor.
Ve mutlu son Seçim aşaması tamamlandıktan sonra bir proje ekibi ve planı oluşturularak KP projesinin yürütülmesine başlanıyor. Bu aşamada, sırasıyla, teknik kurulum gerçekleştiriliyor, süreçler analiz ediliyor, parametre ayarları ve yazılım geliştirme yapılıyor, eğitim veriliyor ve sonunda canlı kullanıma geçiliyor. Bütün bu adımların işinin ehli bir çözüm ortağıyla yaşama geçirilmesi, KP başarısında önemli rol oynuyor.
www.erpnedir.com
(*) Milenyum olarak bizim öngörümüz cironun yüzde beşi şeklindedir. Ancak yine de bu maliyetler şirketin ve sektörün durumuna, kısa ve uzun vadeli planlarına göre değişiklik gösterebilir.
|
