İşletmelerin faaliyetleri sonucunda kar sağlamak için iyi bir planlama yapmaları ve bu planlamayı gerçekleştirmek için ciddi bir çalışma içinde olmaları önemlidir. İstenilen hedefler gerçekleştirilmediği taktirde bunun sonucu iyimser olarak kârda azalma veya zarar olarak karşımıza çıkar. Nadir de olsa bütçelemenin dışına çıkıldığında kârda artış görülebilir. Beklenmeyen yüksek kârın en önemli sebebi işletmenin ürettiği mal ve hizmete olan aşırı taleptir. Aşırı kâr tüm yatırımcıların hayallerini süslese de Milenyum çağında bunu gerçekleştirmek mucizeye eşdeğerdir.

İşletmelerin hedefledikleri kâra ulaşabilmesi ve kaynaklarını doğru kullanabilmesi için planlama ve bütçelemenin doğru ve etkin yapılması gerekir. Planlamayı kısaca bölüm / departman hedefleri, bütçeyi ise tüm bölümlerin yapıtığı planların mali sonuçları olarak düşünebiliriz. Bütçe tüm planlamaların gelir ve giderlerinin muhasebe disiplini çerçevesinde oluşturulmasıdır. Bu nedenle bütçe yapabilmenin olmazsa olmazları vardır. Bunlara dikkat etmeden yapılan bütçeler işletmeleri daha büyük zararlara götürebilir. Bu yazıda bütçeleme hakkında biraz bilgi tazelemesi yapmakta fayda görüyoruz.

Öncelikle tahmin kavramını ele alalım. Tahmin detaylı bir çalışma yapmadan, işletme sahibinin veya yatırımcıların mesleki ve kişisel deneyimleri sonucunda dönem sonunda olmasını düşündükleri kar veya zarardır. Tahminler sadece kar üzerine değil, zarar üzerine de yapılabilir. Grup şirketlerindeki veya uluslararası şirketlerdeki hedeflere ulaşmak için işletmeler kısa ve orta vadede zarar da planlayabilirler. Zarar planlamasında uluslararası şirketler söz konusu ise bunun sebebi diğer ortak firmalara kar transferi olabilir. Zarar planlamasının bir başka nedeni de rakipleri zora sokmak ve onların piyasadaki güçlerini azaltmak veya piyasadan silmek olabilir. Halka açık bazı grup şirketlerinde karlılığın arttırılması için grup içi şirketlerin zarara katlanması da mümkün olabilir.

Bunun gibi özel durumlar hariç olmak üzere işletmelerin temel amacı kar sağlamaktır. Kar sağlamanın en önemli araçlarından birisi de planlamadır. Planlamanın sadece “mali amaçlar” doğrultusunda yapılması doğru değildir, bölüm hedeflerine göre miktar ve tutar çalışmaları ile anlamlıdır. Özellikle satış hedeflerine göre “ben 100 birim kâr edeceğim” diyerek yapılan bir planlama gereken kârı sağlamaz. Personelin, satış miktarlarına bağlı olarak üretimin, hammadde ve masrafların en ince detayla hesaplanması gerekir. Üretimde veya satıştaki bir hata işletmenin çok ciddi zarara girmesine neden olabilir.

Örnek olarak yanlış hesaplanmış veya sadece yöneticilere, işletme ortaklarına şirin gözükmek için, gerçekleşmesi mümkün olayan satış tahminlerine bağlı üretim, satın alma ve stoklama maliyetleri bir işletmeyi zarar ettirmekle kalmaz, aynı zamanda batırabilir de. Çalışan personelin yeterince mesleki eğitim almaması, işe hakim olmaması, tecrübesizlik, kalifiye eleman eksikliği, gerekli motavisonun sağlanamaması, çalışanların psikolojik ve ruhsal sağlıklarının yerinde olmaması gibi birçok etken işyerinde verimi ve bütçe hedeflerini etkiler.

Bütçe, Mali İşler veya Bütçe bölümünün liderliğinde yürütülür. Ancak bütçe sadece mali işlerin sorumluluğunda değildir, bütçenin gerçekleşmesinden işletmedeki tüm çalışanlar sorumludur. Belli bölüm veya kişilerin sorumluluğunda olan bütçeler istenilen sonucu vermez. Hedeflere ulaşabilmek için çalışanların motive edilmesi ve planlanması tüm yöneticilerin sorumluluğudur. Bütçe tüm işletme hedeflerini kapsamalıdır. Dolayısıyla bütçe hedeflerini gerçekleştirmek için verimlilikten, kaliteden, müşteri memnuniyetinden, sosyal sorumluluktan, uzun vadeli hedeflerden vazgeçmek gibi düşünceler anlamlı değildir.

Bir bütçe birçok alt bütçeden ve bölümlerden oluşur. Üretim, satınalma, satış gibi bölüm hedeflerinin sağlanabilmesi için madde ve malzeme ile personel bütçesi olmak üzere yemek, enerji, yakıt, kiralama, bakım onarım, danışmanlık giderleri gibi tüm masraf çeşitlerinin ayrıntılı bir şekilde çalışılması gerekir.

Yeni kurulan bir işletme için bütçe yapmak anlamlı değildir, burada sadece belli tahminler yapılabilir. Bir işletmede bütçe çalışması yapılabilmesinin temel şartı en az üç yıllık sağlıklı mali verilerin olmasıdır. Bunun için de bütçelemeye uygun bir muhasebe hesap planı paralelinde, geçmiş yıllara ait mali verilerin tüm bölümler tarafından incelenmiş, onaylanmış ve kabul edilmiş olması önemlidir. Aksi taktirde “biz bütçe yaptık” diyen yöneticiler kendilerini ve birbirlerini kandırmış olurlar.

Özetle bütçeleme çalışmaları kurumsal yolculukta kararlı bir şekilde ilerleyen, belli bir olgunluğa erişmiş firmalar tarafından yapılmalı, tüm çalışanlar hem kendi hedeflerine hem de şirket hedeflerine odaklanmalı, geçmiş yıllardaki veriler özenle incelenmeli, gelecek yılın bütçesi gerçekçi bir bakış açısıyla en geç Eylül ayında başlamalı ve Aralık ayı başına kadar bitirilmiş olmalıdır. Bundan sonraki süreç bütçenin gerçekleşmesi için her ay düzenli toplantılarla tüm bölümlerin yaptıkları faaliyetleri hedefler doğrultusunda kontrol etmeleri, gerekiyorsa bütçenin mutlaka revize edilmesi gerekir. Yani bütçenin yapılması bir anlam ifade etmez! Esas çalışma bütçe yapıldıktan sonra başlar. Yukarıda kısaca değinilen bu şartlar sağlandıktan sonra hazırlanan bütçenin gerçekleşmesi için herkes gönül birliği ve çalışma azmi içinde bütçe hedefleri için gereken çalışmaları yapmalıdır.